Effiziente Kommunikation trotz Home-Office
Wie könnt ihr Missverständnisse im Chat reduzieren?
Unsere Zeit im Home-Office hat gezeigt, dass das Kommunizieren im Chat anstrengend sein kann. Kunden berichten aus Ihren eigenen Erfahrungen, dass es auch zu Missverständnissen kommt. Gerade wenn man mit mehreren Kollegen parallel chattet. Daher haben wir uns gemeinsam mit der Kommunikationstrainerin Fiona Maier darüber Gedanken gemacht, warum das Kommunizieren im Chat so viel komplexer ist und wie wir Missverständnisse reduzieren können?
Laut Fiona fehlen uns im Chat wichtige Anzeichen wie Mimik, Gestik und Tonfall, um das Gesagte überhaupt einordnen zu können. Stattdessen haben wir im Chat bloß die reinen Aussagen. Und so stehen uns plötzlich viele Anhaltspunkte, die das Gesagte normalerweise unterstützen und die wir für das Verständnis brauchen, nicht mehr zur Verfügung. Die Aussage wird unklar.
Geh immer davon aus, dass Dein Gegenüber mit positiver Absicht schreibt.
Und mal ehrlich: Wie oft seid ihr dankbar, dass es Emojis gibt oder habt mit Kopfschütteln und Wut im Bauch dann doch zum Hörer gegriffen?
Das Video zu unseren Tipps gibt es hier.
Fazit: Missverständnisse können im Chat viel leichter entstehen als bei einer persönlichen Absprache. Deshalb zeigen Euch drei praktische Tipps, wie ihr auch im Chat reibungslos kommunizieren könnt.
Doch der wichtigste Tipp als Grundlage direkt vorweg. Ohne diese solltet ihr nicht in ein Gespräch gehen: Geh immer davon aus, dass Dein Gegenüber mit positiver Absicht schreibt. Denn sonst lesen wir, was wir „hören“ wollen und nicht, was dasteht. Neutralität ist enorm wichtig für einen wertschätzenden Austausch.
Tipp 1: Sei auch im Chat direkt.
Unser Beispiel:
Du beendest die Besprechung eines Themas mit:
“Wir müssen noch mal schauen, ob man das so machen kann.”
// Was ist zu beachten?
Im Chat haben wir keinen Blickkontakt und keine Zeige-Gesten. Das heißt, Bezüge sind manchmal nicht ganz klar. Zudem fehlt uns die Direktheit eines Gesprächs von Angesicht zu Angesicht. Damit wirkt der Chat schnell unpersönlich und Aufgaben werden schwammiger verteilt.
// Wie ist das besser umsetzbar?
Es ist wichtig, Verantwortlichkeiten klar zu kommunizieren.
1. “man”-Formulierungen vermeiden
“Wir müssen noch mal schauen, ob man Du und Peter das so machen können.”
2. “wir”-Formulierung vermeiden
“Du musst noch mal bei Tanja nachfragen, ob man Du und Peter das so machen können.”
⟶ Auf diese Weise versendest Du eine klare und direkte Botschaft.
Tipp 2: Bemühe dich, eindeutig zu sein.
Unser Beispiel:
Du vermittelst Deinem Team Informationen über einen wichtigen Kunden:
„Er antwortet nie, wenn man sowas fragt.“
// Was ist zu beachten?
Wenn wir in der Face-to-face-Kommunikation in verwirrte Gesichter blicken, fällt uns direkt auf, dass wir uns unklar ausgedrückt haben. Im Chat verlieren wir deutlich mehr Zeit, bis Unklarheiten geklärt sind. Wir zeigen Euch, wie man trotzdem schnell und klar kommunizieren kann, indem man bewusst versucht, sich eindeutig auszudrücken. Denn, Hand aufs Herz, haben wir Eindeutigkeit bisher wirklich als Priorität in unserer Kommunikation behandelt?
// Wie ist das besser umsetzbar?
1. Nenne Beispiele und zeige deutlich, auf was Du Dich gerade beziehst.
Er antwortet nie, wenn man ihn sowas bzgl. der Rechnungsliste fragt.
2. WIRKLICH IMMER? Meistens nicht. Benenne die genaue Situation, statt Verallgemeinerungen wie “immer “ oder “nie” zu verwenden,
Er antwortet nie) hat mir letzte Woche nicht geantwortet, als ich ihn sowasbzgl. der Rechnungsliste gefragt hab.
⟶ Mit diesen Aussagen hinterlässt Du keine offenen Fragen.
Tipp 3: Mach Deine eigene Position erkennbar.
Unser Beispiel:
Ihr besprecht ein überfälliges Projekt im Team und du schreibst:
„Da muss etwas gemacht werden, da passiert ja gar nichts.“
// Was ist zu beachten?
Am allermeisten zeigen wir durch unseren Tonfall und unseren Gesichtsausdruck, wie wir die Sachen finden, über die wir gerade sprechen. Im Chat haben wir plötzlich nur noch den Sachinhalt der Nachricht.
Unser Tipp ist deshalb: Mach Deine eigene Position zum Geschriebenen hin und wieder zu deutlich.
// Wie ist das besser umsetzbar?
1. Zeige, dass es sich hier ausschließlich um Deine Meinung handelt.
Ich habe den Eindruck, da muss etwas gemacht werden.
2. Sprich von Deinem Standpunkt aus:
Da passiert ja gar nichts. In meinen Augen arbeiten wir hieran nicht schnell genug.
⟶ Diese Aussage bietet eine konstruktive Gesprächsgrundlage, ohne jemanden anzugreifen.
